1. Cơ sở pháp lý về chi phí nghỉ mát
Để bảo vệ chi phí nghỉ mát trước đoàn thanh tra Thuế, kế toán cần nắm vững 2 văn bản gốc:
- Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định về các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động.
- Công văn 4005/TCT-CS: Hướng dẫn về việc khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi phúc lợi.
Theo quy định, chi phí nghỉ mát được xếp vào nhóm Chi phúc lợi. Tổng các khoản chi phúc lợi trong năm (bao gồm nghỉ mát, hiếu hỉ, học tập…) không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
2. Điều kiện để chi phí nghỉ mát là “Chi phí hợp lý”
Năm 2025, để khoản chi này được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải đảm bảo 3 điều kiện:
- Tính thực tế: Khoản chi phải có thật và phục vụ người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
- Hóa đơn điện tử: Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp (hóa đơn từ công ty du lịch, khách sạn, nhà hàng…).
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Bắt buộc đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
3. Trọn bộ Hồ sơ chi phí nghỉ mát “chuẩn” thanh tra
Dưới góc độ chuyên gia Centax, tôi khuyên bạn nên chuẩn bị bộ hồ sơ gồm 6 loại giấy tờ sau đây để đảm bảo an toàn 100%:
- Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể: Trong đó phải ghi rõ chế độ nghỉ mát hàng năm dành cho nhân viên (định mức, đối tượng được tham gia).
- Quyết định phê duyệt của Giám đốc: Nêu rõ thời gian, địa điểm, danh sách nhân viên tham gia và dự toán kinh phí.
- Hợp đồng kinh tế và Biên bản thanh lý: Ký với công ty du lịch (nếu thuê tour) hoặc hợp đồng thuê xe, phòng khách sạn.
- Danh sách nhân viên tham gia nghỉ mát: Có chữ ký xác nhận của từng người (Đây là bằng chứng quan trọng nhất chứng minh tính có thực).
- Hóa đơn điện tử (E-Invoice): Hóa đơn tiền phòng, tiền ăn, vé máy bay, vé tham quan…
- Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi hoặc biên lai chuyển tiền ngân hàng (đối với hóa đơn trên 20 triệu).
4. Cách tính định mức “01 tháng lương bình quân”
Nhiều kế toán lúng túng khi xác định con số này. Công thức chuẩn theo Thông tư 96 là:
Tháng lương bình quân = (Quỹ lương thực hiện trong năm) / 12 tháng
Quỹ lương thực hiện là số tiền lương thực tế đã trả của năm quyết toán đó đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương).
| Ví dụ tình huống | Xử lý Thuế |
| Chi vượt định mức 1 tháng lương | Phần vượt sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. |
| Chi cho người thân nhân viên | Không được tính là chi phí được trừ (trừ khi có quy định đặc biệt trong quy chế). |
| Thuế GTGT đầu vào | Được khấu trừ toàn bộ nếu có hóa đơn hợp pháp (theo Công văn 4005). |
5. Chi phí nghỉ mát có tính Thuế TNCN cho nhân viên không?
Tại CenTax, chúng tôi thường xuyên nhận được câu hỏi này. Câu trả lời phụ thuộc vào cách doanh nghiệp chi trả:
- Chi cho tập thể (Team building, nghỉ mát chung): Khoản chi không ghi tên đích danh từng cá nhân thì KHÔNG tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
- Chi bằng tiền mặt trực tiếp cho cá nhân: Khoản chi ghi rõ tên người nhận thì BẮT BUỘC tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Xây dựng hồ sơ chi phí nghỉ mát không chỉ là việc thu thập hóa đơn, mà là việc hoàn thiện một hệ thống chứng từ logic từ khâu chủ trương đến khâu thanh toán. Hãy thực hiện đúng các bước trên để tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên trong kỳ quyết toán 2025.
Tải về: Mẫu Quyết định nghỉ mát và Danh sách nhân viên tham gia mới nhất