1. Nội dung cốt lõi của Công văn 4005/TCT-CS
Công văn 4005/TCT-CS của Tổng cục Thuế hướng dẫn về chính sách thuế đối với các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động.
Điểm mấu chốt của văn bản này là xác nhận: Các khoản chi phúc lợi cho người lao động nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
2. Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT chi phúc lợi
Dựa trên Công văn 4005 và cập nhật theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, để được khấu trừ thuế GTGT cho các khoản chi như nghỉ mát, mua quà tặng nhân viên, khám chữa bệnh… doanh nghiệp phải thỏa mãn các điều kiện:
- Hóa đơn hợp pháp: Phải là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế (theo Nghị định 123).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế).
- Quy chế nội bộ: Khoản chi phải được quy định rõ trong một trong các văn bản: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ.
3. Định mức chi phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN
Đây là phần kế toán cần đặc biệt lưu ý để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế năm 2025. Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, tổng số chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động:
Không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Cách tính 01 tháng lương bình quân:
{Lương bình quân 1 tháng} = {Tổng quỹ lương thực hiện trong năm}}{\{12 tháng}}
| Nhóm chi phí phúc lợi phổ biến | Được khấu trừ GTGT? | Được tính chi phí TNDN? |
| Chi nghỉ mát, du lịch | Có (nếu có hóa đơn) | Có (trong định mức 1 tháng lương) |
| Chi hiếu, hỉ (nhân viên/gia đình) | Thường không có hóa đơn GTGT | Có (căn cứ phiếu chi/quy chế) |
| Chi đào tạo, học tập | Có | Có |
| Chi hỗ trợ gia đình khó khăn | Không (thường là tiền mặt) | Có |
4. Danh mục các khoản chi phúc lợi theo quy định 2025
Tại CenTax, chúng tôi hệ thống lại các khoản chi được coi là phúc lợi để bạn dễ dàng hạch toán:
- Chi đám hiếu, hỉ của bản thân và gia đình người lao động.
- Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị.
- Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo.
- Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, tai nạn, ốm đau.
- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
- Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
- Các khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo quy định.
5. Kinh nghiệm thực chiến: Bảo vệ chi phí phúc lợi khi thanh tra Thuế
Dưới góc độ chuyên gia 15 năm kinh nghiệm, tôi có 3 lời khuyên cho bạn:
- Hóa đơn quà tặng tết: Khi mua quà tết cho nhân viên, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn đầu ra (giá tính thuế bằng giá mua vào) thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Hồ sơ nghỉ mát: Ngoài hóa đơn của công ty du lịch, cần có danh sách nhân viên tham gia, quyết định của Giám đốc và hình ảnh thực tế để chứng minh tính có thực của khoản chi.
- Tách bạch chi phí: Đừng gộp chung chi phí phúc lợi với chi phí tiếp khách hoặc chi phí quản lý khác để dễ dàng theo dõi định mức “1 tháng lương”.
Công văn 4005/TCT-CS là “tấm khiên” pháp lý giúp doanh nghiệp mạnh dạn hơn trong việc chăm lo đời sống nhân viên. Năm 2025, hãy đảm bảo các khoản chi này được ghi nhận đúng chuẩn mực kế toán và nằm trong hạn mức quy định để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.