Quy chế chi tiêu nội bộ

Quy chế chi tiêu nội bộ

Quy chế chi tiêu nội bộ là một bộ quy định đầy đủ chi tiết các vấn đề về chi tiêu trong doanh nghiệp. Quy chế này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý chi phí cho các doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp lớn.

Tuy nhiên, không có quá nhiều doanh nghiệp thực sự quan tâm đến bộ quy chế này. Kế toán Centax xin đưa ra một ví dụ về bộ quy chế chi tiêu nội bộ để bạn đọc tham khảo thêm.

Tất nhiên, bộ quy chế này không có một mẫu chung nhất định nào cả. Bạn đọc có thể áp dụng mẫu quy chế do Centax giới thiệu hoặc cũng có thể tự tạo cho mình một bộ quy chế riêng. Ví dụ chúng tôi đưa ra chỉ mang tính chất tham khảo, qua đó giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn về quy chế chi tiêu nội bộ cũng như tầm quan trọng trong việc quản lý chi phí cho doanh nghiệp.

QUY CHẾ CHI TIÊU NỘI BỘ

  • Căn cứ Luật Doanh nghiệp ban hành ngày 24/6/2000;
  • Căn cứ Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của công ty thông qua ngày
  • Để đảm bảo việc quản lý tài chính, chi tiêu hiệu quả đúng mục đích;

CHƯƠNG I:
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Cơ sở để xây dụng chế độ chi tiêu

  1. Công ty ………………. tự hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm trước Pháp luật về hoạt động sản xuật kinh doanh của minh
  2. Các khoản chi tiêu của Công ty phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phải phù hợp với Điểu lệ Tổ chức và Hoạt động của  Công ty và quy định của Nhà nước.

Điều 2: Nguyên tắc chi tiêu

  1. Giám đốc là người phê duyệt tất cả các khoản chi tiêu của công ty
  2. Các khoản chi tiêu phải đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp.
  3. Các khoản chi tiêu phải có chứng từ hợp lệ, đầy đủ
  4. Phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi kiểm soát tất cả các khoản chi tiêu trong công ty.

Điều 3: Các khoản chi tiêu

  1. Chi Cho CBNV: lương, BHXH,BHYT, lương làm thêm giờ, thưởng, nghỉ phép….
  2. Chi phí mua sắm TSCĐ,Công cụ lao động
  3. Chi phí thư tín thông tin liên lạc
  4. Chi phí văn phòng phẩm
  5. Chi phí quảng cáo, tiếp thi
  6. Chi phí tiếp khách, hội nghị
  7. Chi phí công tác

CHƯƠNG II:
CHI TIẾT QUY ĐỊNH CHI TIÊU

Điều 1: Chi tạm ứng

1. Mục đích tạm ứng: Chỉ tạm ứng cho các hoạt động ghi ở Điều 3, không chi tạm ứng cho cho mục đích cá nhân.

2. Thủ tục tạm ứng: Khi có nhu cầu tạm ứng thì người tạm ứng làm giấy tạm ứng theo mẫu có chữ ký xác nhận của Trưởng phòng quản lý trực tiếp, sau đó chuyển đến Phòng kế toán đề xuất chi và Giám đốc quyết định.

3. Hoàn ứng:

  • Người tạm ứng: Kê khai đầy đủ nội dung đề nghị thanh toán theo mẫu để thanh toán các khoản tạm ứng, chậm nhất là sau 07 ngày, quá thời hạn trên phải có giải trình cụ thể . Trường hợp giải trình không được thì bộ phận kế toán sẽ trừ vào lương và không cho tạm ứng tiếp.
  • Phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi và đôn đốc việc thanh toán các khoản tạm ứng.

Điều 2: Chi phí cho CBNV

1. Chi lương: Căn cứ theo quy chế lương của Công ty

2. Chi bảo hiểm và các khoản trợ cấp: Chi đúng thủ tục theo quy chế của Công ty và quy định của Nhà nước.

3. Chi nghỉ phép: Do nhu cầu công tác CBNV không nghỉ hết những ngày nghỉ phép trong năm thì được thanh toán theo đúng quy định của Luật lao động. Thời hạn thanh toán cuối cùng là ngày 31/3 của năm sau

4. Chi làm thêm giờ: Theo quy định của Nội quy lao động

5. Chi phí công tác: Theo quy chế quản lý tài chính

Điều 3: Chi phí về TSCĐ, Dụng cụ lao động, sữa chữa nhỏ

1. Chi phí mua sắm TSCĐ thực hiện theo Quy chế quản lý tài chính của Công ty và quy định của Nhà nước

2. Chi phí khấu hao và và sữa chữa lớn: Theo quy định của Quy chế quản lý tài chính của Công ty và cquy định của Nhà nước

3. Chi phí văn phòng phẩm, dụng cụ lao động: Hàng tháng Phòng hành chính lập dự trù và tình tình sử dụng văn phòng phẩm, công cụ lao động trình Giám đốc.

4. Phòng kế toán theo dõi việc mua văn phòng phẩm công cụ lao động

5. Nguyên tắc thực hiện:

a. Các trường hợp phải ký hợp đồng

Tổng giá trị mau sắm từ 10 triệu đồng trở lên

  • Hàng hoá yêu cầu chất lương cao và điều kiện bảo hành
  • Mua sắm có tính chất thường xuyên ổn định

Phòng hành chính, Phòng kế toán có trách nhiệm khảo sát giá, phải đề xuất từ 02 cơ sở cung ứng trở lên để lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất

b. Quản lý, cấp phát sử dụng, kiểm kê

  • Phòng hành chính đảm trách việc mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, công cụ lao động
  • Hàng hoá mua về phải được nhân viên kế toán và nhân viên thủ kho kiểm nhận số lượng, chất lượng trước khi nhập kho.
  • Hàng hoá nhập, xuất kho phải viết phiếu theo mẩu và viết thành 2 liên 01 liên lưu Phòng kế toán 01 nhân viên thủ kho giữ
  • Định kỳ hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê kho theo quyết định của Giám đốc
  • Các công cụ lao động không còn sử dụng, Phòng hành chính đề nghị Giám đốc xem xét bán rhanh lý.
  • Phòng hành chính xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm trình Giám đốc ký

6. Chi phí xăng dầu vận chuyển

  • Việc sử dụng xe Công ty phải có lệnh điều xe của Giám đốc Công ty việc thuê xe ngoài chỉ được thực hiện khi khi thất cần thiết và bảo đảm mức giá hợp lý
  • Việc thanh toán xăng xe, và các chi phí liên quan ( vé cầu phà, tiền gửi xe…) phải được Phòng hành chính kiểm ta xác nhận mới được thanh toán. Không thanh toán các khoản tiền phạt, tiền mua phụ tùng thay thế do lỗi của của lái xe gây ra.
  • Phòng hành chính xây dựng định mức sử dụng xăng xe trình Tổng Giám đốc ký ban hành

7. Trang phục CBNV

  • CBNV Công ty được cấp đồng phục theo mẫu chung của Công ty với định mức ……….
  • Phòng Tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức liên hệ may và quản lý quá trình sử dụng đồng phục của CBNV.

8. Chi phí thuê tài sản

Giám đốc quyết định đối tượng, thời gian  thuê tài sản . Việc thuê tài sản thực hiện thông qua hợp đồng , khi giao nhận phải lập biên bản . Phòng kế toán mở sổ thepo dõi tài sản đã thuê chi phí thuê được thanh toán theo Quy chế quản lý tài chính của công ty và quy định của Nhà nước.

9. Chi phí điện, nước

Phòng hành chính quản lý theo dõi tình hình sử dụng điện, nước, đảm bảo tiết kiệm kiểm tra xác nhận hoá đơn thu tiền và chuyển phòng kế toán thanh toán theo hoá đơn. Trường hợp các Phòng, CBNV để lãng phí thì tuỳ từng trường hợp Phòng hành chính đề xuất hình thức kỷ luật

Điều 4: Chi phí Chuyển phát tài liệu và điện thoại, cước Internet

1. Chuyển tài liệu

  • Phòng hành chính quản lý việc gửi và nhận tài liệu của Công ty. Cước phí chuyển tài liệu quy dịch vụ được thanh toán theo hoá đơn thực tế và phải  có sự xác nhận của Trưởng Phòng hành chính.
  • Phòng Kinh doanh xây dựng kế hoạch quảng cáo tiếp thị trình Giám đốc duyệt

2. Cước phí điện thoại

  • Phòng hành chính có trách nhiệm quản lý việc sử dụng điện thoại, internet bảo đảm đúng mục đích hiệu quả. Không sử dụng điện thoại. Internet vào mục đích cá nhân
  • Phòng hành chính xây dựng định mức sử dụng điện thoại, Internet trình Giám đốcký ban hành
  • Ngoài giờ làm việc nhân viên bảo vệ phải quản lý việc sử dụng điện thoại và internet nếu để CBNV sử dụng về mục đích cá nhân thì phải thanh toán phần cước phí đó theo giá thanh toán của bưu điện

3. Thanh toán cước phí:

  • Phòng hành chính thực hiện thủ tục thanh toán các cước phí điện thoại, Internet theo theo hoá đơn do bưu điện chuển đến.

Điều 5: Chi phí quảng cáo tiếp thị

  1. Quảng cáo tiếp thị được thực hiện dưới hình thức : Đăng phát thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng và nơi công cộng
  2. Tài trợ cho các hoạt động giáo dục văn hoá xã hội thể thao
  3. In Brochure thiết kế trang web..
  4. Phòng kinh donh xây dụng kế hoạch quảng cáo, tiếp thị của Công ty để tình Giám đốc ký duyệt
  5. Các trương trình quảng cáo tiếp thị khi thực hiện phải ký hợp đồng và chi phí cho quảng cáo, tiếp thị không quá 10 % tổng chi phí hợp pháp của đơn vị
  6. Phòng kế toán hạch toán khoản chi phí quảng cáo tiếp thị theo quy định.

Điều 6: Chi phí tiếp khách, hội nghị

1. Tiếp khách

  • Chi phí tiếp khách của Giám đốc thanh toán theo hoá đơn thực tế
  • Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, các Trưởng phòng được thanh toán chi phí tiếp khách theo trên cơ sở đồng ý của Giám đốc
  • Riêng Chi phí tiếp khách của Trưởng phòng Kinh doanh được thanh toán theo định mức …………………
  • Trong các trường hợp chưa có sự đồng ý của Giám đốc xem như chưa hợp lệ.

2. Hội nghị:

  • Phòng hành chính dự trù kinh phí tiếp khách trình Giám đốc duyệt để tổ chức hội nghị như: Kỷ niệm ngày thành lập Công ty, Đại hội cổ động, sơ kết, Tổng kết
  • Phòng kế toán theo dõi việc thanh toán chi phí tiếp khách để hạch toán

Điều 7: Chi phí công tác phí của CBNV

Công tác phí:

Công tác phí được thanh toán trên cơ sở quyết định cử đi công tác của Giám đốc kèm theo giấy đi đường có xác nhận nơi đến và hoa đơn chứng từ khác có liên quan gồm:

  • Tiền thuê phòng nghỉ:

Giám đốc được thanh toán theo hoá đơn thực tế

Phó Giám đốc và Trưởng các phòng được thanh toán theo hoá đơn với mức loại phòng không quá 180.000đồng/ngày

Đi công tác theo đoàn phải thuê phòng tập thể

  • Tiền vé và lệ phí:
  • Giám đốc, Phó Giám đốc được thanh toán theo hoá đơn thực tế
  • Các Trưởng phòng được thanh toán với phương tiện như : tàu hoả, xe ôtô
  • Trường hợp CBNV đi công tác do phía đối tác đài thọ thì không được thanh toán tiền vé và phương tiện đi lại
  • Phụ cấp công tác phí:
  • Đối với Phó Giám đốc, các trưởng phòng đi công tác ngoài TP. Hà Nội áp dụng mức tính 50.000đồng/ ngày
  • Đối với CBNV Công ty đi công tác ngoài TP. Hà Nội áp dụng mức tính 35.000đồng/ngày
  • Nhưng ngày đi công tác do phía đối tác đài thọ không được thanh toán phục cấp công tác phí.

Điều 8: Hiệu lực thi hành

  • Quy chế này có hiệu lực từ ngày ký, các quy định trước đây trái với Quy định này đều hết hiệu lực.
  • Các Phòng, Đơn vị trực thuộc và CBNV Công ty có trách nhiệm thi hành Quy chế này
  • Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phản ánh kịp thời với pPhòng hành chính để trình Giám đốc xem xét giải quyết
Tags: