Hướng dẫn lập Báo cáo tài chính trên excel

Hướng dẫn lập Báo cáo tài chính trên excel

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng các phần mềm kế toán nên việc lập Báo cáo tài chính năm trở nên khó khăn hơn. Để giúp đỡ các bạn làm mùa Báo cáo tài chính sắp đến, Kế toán Centax xin chia sẻ bài Hướng dẫn lập Báo cáo tài chính trên excel 

1. Bảng Cân đối kế toán

1.1 Nguyên tắc chung để lập bảng Cân đối kế toán

  • Trước khi lập BCĐKT, nhân viên kế toán cần phải phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan, thực hiện việc kiểm kê tài sản và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán.
  • Khi lập BCĐKT, những chỉ tiêu liên quan đến những tài khoản phản ánh tài sản có số dư Nợ thì căn cứ vào số dư Nợ để ghi.
  • Những chỉ tiêu thuộc các khoản phải thu, phải trả ghi theo số dư chi tiết của các tài khoản phải thu, tài khoản phải trả.
  • Một số chỉ tiêu liên quan đến các tài khoản điều chỉnh hoặc tài khoản dự phòng (như TK : 214, 129, 229, 139, 159).

1.2 Cách lập bảng Cân đối kế toán

Bảng Cân đối kế toán được lập vào thời điểm cuối năm tài chính

Bảng Cân đối kế toán đúng phải đảm bảo nguyên tắc: Tổng số dư các tài khoản bên Tài sản phải bằng tổng số dư các tài khoản bên Nguồn vốn

  • Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của bảng Cân đối kế toán năm trước
  • Cột số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm, với:

               – Dãy điều kiện: Là cột “TS, DT, CP” đối với các mã số thuộc phần Tài sản. Hoặc cột “NV” đối với các mã số thuộc phần Nguồn vốn.

               – Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên CĐKT.

               – Dãy tính tổng: là cột dư Nợ đối với các mã số thuộc phần Tài sản, cột dư Có đối với các mã số thuộc phần Nguồn vốn.

Chú ý: 

  • Đối với các mã số như: Mã số 132 ” Trả trước cho người bán” được lấy từ số dư Nợ TK 331; Mã số 313 ” Người mua trả tiền trước” được lấy từ số dư Có TK 131;
  • Các mã số ghi trong dấu ngoặc (*) như: Mã số 137 ” Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi”; Mã số 219 “Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi” phải ghi âm;
  • Mã số 421 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” phải bù trừ Nợ/Có (Nếu lãi ghi dương, lỗ ghi âm)

Chi tiết Hướng dẫn lập Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trên excel

2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

2.1 Nguyên tắc chung để lập BCKQHĐKD

Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện qua nhiều chỉ tiêu khác nhau với nhiều ý nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, một thông tin tổng quát mà các nhà quản lý doanh nghiệp cũng như các chủ sở hữu hoặc các đối tượng khác bên ngoài doanh nghiệp đều rất quan tâm, đó là doanh nghiệp đang làm ăn có lãi hay không. Do vậy, trong báo cáo này thiết kế các chỉ tiêu phù hợp để trình bày về kết quả lãi lỗ của toàn bộ doanh nghiệp và kết quả trong từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như hoạt động sản xuất kinh doanh chính, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính.

Mặc dù thời điểm lập Báo cáo kết quả kinh doanh là vào cuối kỳ kế toán, nhưng các chỉ tiêu trình bày trong báo cáo này thể hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt cả kỳ.

Quan hệ cân đối khi lập Báo cáo kết quả kinh doanh

  • Doanh thu thuần     = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ
  • Các khoản giảm trừ =  Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại + Thuế TTĐB, thuế XK
  • Lợi nhuận gộp    =   Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán
  • Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp – CPBH – Chi phí QLDN

2.2 Cách lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh là bảng lập cho thời kỳ – là tổng hợp kết quả kinh doanh của một kỳ

  •  Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của “ Báo cáo kết quả kinh doanh “ năm trước;
  •  Cột số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm, với:

                – Dãy điều kiện: là cột “TS, DT, CP” trên CĐPS năm.

                – Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên BCKQKD

                – Dãy tính tổng: là cột phát sinh Nợ trên CĐPS năm.

Chú ý: Với chỉ tiêu 11 – Giá vốn bán hàng, chỉ tiêu này không bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, trong khi số liệu trên CĐPS năm là tổng giá vốn đã bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, vậy bạn phải trừ đi giá vốn của hàng bán bị trả lại.

Chi tiết Hướng dẫn lập và trình bầy Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC bằng Ecxel

3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

3.1 Nguyên tắc chung lập BCLCTT

BCLCTT cung cấp thông tin giúp người sử dụng đánh giá các thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi của tài sản thành tiền, khả năng thanh toán và khả năng của doanh nghiệp và khả năng so sánh giữa các doanh nghiệp vì nó loại trừ được các ảnh hưởng của việc sử dụng các phương pháp kế toán khác nhau cho cùng giao dịch và hiện tượng. 

Việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cần căn cứ vào:

  • Bảng Cân đối kế toán
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
  • Bản thuyết minh Báo cáo tài chính 
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước
  • Các tài liệu kế toán khác, như: Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết các tài khoản “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng” “Tiền đang chuyển”. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết các tài khoản liên quan khác, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và các tài liệu kế toán chi tiết khác…

3.2 Cách lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

(Để BCLCTT đúng thì chỉ tiêu ( 70 ) trên LCTT phải bằng chỉ tiêu ( 110 ) trên bảng CĐKT )

  • Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ “ năm trước.
  • Cột Số năm nay :

Để lập được báo cáo này, bên BNL bạn xây dựng thêm một cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”.

Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu của cả kỳ kế toán và đặt lọc.

Bước 2: Tại cột định khoản Nợ/Có bạn lọc lên TK 111, khi đó toàn bộ các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt được hiện lên.

Bước 3: Trên cột TK đối ứng lọc lần lượt từng TK đối ứng vừa lọc khi đó bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung này tương ứng với từng chỉ tiêu nào trên “BC lưu chuyển tiền tệ“ thì bạn gắn mã số của chỉ tiêu đó cho nghiệp vụ tương ứng. Nếu nội dung lọc lên mà không biết đưa vào chỉ tiêu nào thì đưa vào Thu khác hoặc Chi khác từ hoạt động kinh doanh

Bước 4: Sau khi thực hiện xong tất cả các TK đối ứng của TK 111 thì bạn thôi lọc tại cột TK đối ứng -> Tại cột TK Nợ/Có bạn lọc TK 112 và thực hiện quy trình tương tự như với TK 111. Thực hiện xong bạn thôi lọc ở tất cả các cột.

Bước 5: Sau khi đặt xong chỉ tiêu cho tất cả các nghiệp vụ liên quan đến 111 và 112. Tại cột Số năm nay của Báo cáo LCTT bạn đặt hàm SUMIF cho từng chỉ tiêu, với:

– Dãy điều kiện là cột “Chỉ tiêu LCTT” trên BNL

– Điều kiện cần tính là các mã số trên BCLCTT

– Dãy ô tính tổng: đối với các chỉ tiêu Thu là cột phát sinh Nợ của BNL, đối với các chỉ tiêu chỉ là cột phát sinh Có của BNL

Bước 6: Sau khi đặt công thức xong bạn copy công thức tại ô chỉ “Thu” tới các chỉ tiêu “Thu” còn lại. Đối với các chỉ tiêu “Chi” bạn cần đặt dấu trừ (-) đằng trước, sau đó copy công thức đó tới các chỉ tiêu “Chi” còn lại.

Bước 7: Bạn dùng hàm SUM tính tổng các chỉ tiêu 20, 30, 40, 50, bạn tính ra chỉ tiêu 60 từ tiền mặt và Tiền gửi đầu năm. Tính ra chỉ tiêu 70 sau đó đối chiếu chỉ tiêu 70 với chỉ tiêu 110 trên CĐKT mà khớp nhau thì BC LCTT của bạn đã làm đúng.

Chi tiết Hướng dẫn lập và trình bày Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp của Thông tư 200/2014/TT-BTC bằng Excel

Chi tiết Hướng dẫn lập và trình bày Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp của Thông tư 200/2014/TT-BTC

4. Thuyết minh Báo cáo tài chính

4.1 Nguyên tắc chung lập thuyết minh Báo cáo tài chính

Bản thuyết minh Báo cáo tài chính là bộ phận hợp thành không thể tách rời của BCTC, dùng để phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Việc lập Thuyết minh Báo cáo tài chính căn cứ vào:

  • Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
  • Sổ kế toán tổng hợp, Sổ thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết có liên quan;
  • Bản thuyết minh Báo cáo tài chính năm trước;
  • Tình hình thực tế của doanh nghiệp và các tài liệu liên quan khác

4.2 Cách lập Thuyết minh Báo cáo tài chính

 Các bạn căn cứ vào Bảng CĐKT, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng cân đối số phát sinh năm, Bảng trích khấu hao TSCĐ năm và các sổ sách liên quan, sổ chi tiết năm để lập cho thuyết minh báo cáo tài chính năm.

Chi tiết Hướng dẫn lập bảng Cân đối số phát sinh trên Excel

Trên đây, Kế toán Centax xin chia sẻ hướng dẫn cách lập Báo cáo tài chính đến với các bạn, Chúc các bạn ứng dụng thành công!

Tags: