Bảng chấm công tự động bằng excel

Bảng chấm công tự động bằng excelChấm công trên excel nhân sự hoặc kế toán cần phải hết sức lưu ý đến vấn đề ngày tháng trong files chấm công. Không những thế, cứ mỗi năm files chấm công cũ lại không tận dụng được và phải chuyển sang làm bằng 1 files mới.

Vậy làm như thế nào để giảm bớt thời gian chuẩn bị các files chấm công excel cho các bạn. Kế toán Centax xin giới thiệu 1 phần mềm excel có thể thực hiện công việc này một cách hết sức dễ dàng chỉ với một vài click chuột có tên là “Bảng chấm công tự động bằng excel”

Việc đầu tiên trước khi sử dụng bảng chấm công excel đó là bạn cần thay đổi lại năm trong sheet “Calendar” cho phù hợp.

Bảng chấm công tự động bằng excel - thay đổi ngày tháng

Ngay sau khi thay đổi calendar, thứ tự các ngày trong năm sẽ tự động nhảy ở các sheet chấm công sau đấy mà bạn không cần phải mất công làm lại 1 lần nữa. Hơn nữa, máy sẽ tự động tính ngày phù hợp với các thứ trong tuần và tự động loại bỏ (gạch chéo) các ngày chủ nhât. Rất tiện ích phải không nào?

Trong các sheet chấm công theo tháng đều có các ký hiệu cụ thể như:

Lương sản phẩm  K Lương thời gian  +
Lương nửa thời gian  – Ốm điều dưỡng  Ô
Học tập  H Con ốm  CO
Lao động nghĩa vụ  LĐ Việc công  VC
Nghỉ bù  LĐ Việc riêng có lương  R
Việc riêng không lương  Ro Không lương  O

Hơn thế nữa, máy không chỉ hiểu các kí tự này mà còn hiểu các ký tự liên quan. Ví dụ:

  • Nếu nhân viên A ốm và nghỉ 1 ngày bạn sẽ điền : Ô (Khi này máy tính sẽ hiểu là 1 công ốm)
  • Tuy nhiên, nếu nhân viên A ốm và xin nghỉ 1 buổi sáng bạn sẽ điền: Ô/2 (Khi này máy tính sẽ hiểu là 1/2 công ốm)

Phần mềm sẽ tự động nhảy ngày ký ở cuối mỗi bảng chấm công để phục vụ cho mục đích in ra và ký đóng dấu lưu trữ cho các bạn.

Bảng chấm công tự động bằng excel - tự động đổi phần ký tên

Một số lưu ý khi sử dụng bảng chấm công excel này

1. Thay đổi tên công ty khi tiến hành in files

Huong dan ban cham cong 1

Bước 1: Các bạn chọn “Page Layout” có biểu tượng ở góc dưới bên tay phải của Excel (Centax có hướng dẫn bằng mũi tên màu đỏ)

Bước 2: Sau khi chọn sang phần “Page Layout” màn hình sẽ hiện ra thêm phần Header và Footer của trang Excel các bạn chỉ việc click vào vùng màu vàng như trên hình vẽ và thay đổi lại nội dung theo đúng với công ty của mình.

2. Thêm dòng khi số lượng nhân viên trong công ty vượt quá bảng

Huong dan ban cham cong 2

Bước 1: các bạn “insert” và thêm số cột tùy ý. Như trong ví dụ trên hình vẽ Centax đã thêm 5 dòng nằm trong khung màu đen

Bước 2: các bạn chọn dòng kế trên các dòng vừa thêm vào bảng và bôi đen toàn bộ phần màu đỏ như hướng dẫn

Bước 3: Các bạn di chuột vào góc dưới bên phải của phần vừa được bôi màu (Vị trí có mũi tên hình bàn tay như trên hình) cho đến khi mũi tên chuyển thành hình dấu + màu đen in đậm thì giữ chuột và kéo xuống hết các dòng vừa thêm và thả tay. Khi này các dòng mới thêm đã có đầy đủ công thức để bạn tiếp tục làm việc.

Vậy là, chỉ với một phần mềm kế toán được thực hiện bằng các câu lệnh của excel đã giải phóng rất nhiều thời gian cho kế toán chúng ta rồi phải không nào. Công việc của bạn bây giờ chỉ đơn giản là download mẫu biểu này về và sử dụng ngay từ ngày hôm nay. Để download mẫu biểu này các bạn chọn nút “Tải files” ở chân bài viết.

Chúc các bạn thành công!

Bản quyền bài viết thuộc về Kế toán Centax.

Khi copy vui lòng ghi đầy đủ nguồn: www.centax.edu.vn

Tags: